文京区 業務フロー設計

さきちゃんち運営委員会

子どもたちや地域の人が気軽に訪れ、つながりを生み出す場。
応援の輪を広げる2年目の挑戦。



都心でありながら、落ち着いた住宅街と緑の多さが魅力の文京区・小石川。小学校から大学まで、教育機関が多いことでも知られる地域です。子どもにとっては生活環境がよいともいえそうですが、じつは大きな課題が持ち上がっています。

「ファミリー向けマンションの増加に伴って子どもの数自体が増えていますが、共働き家庭で長い時間を一人で過ごしている子どもも多い。乳幼児と一緒に行ける場所がない、と孤独を感じているお母さんたちもたくさんいます」
そう教えてくれたのは、「さきちゃんち」の代表を務める八木さんです。

子どもたちが安心して過ごせて、地域の人同士がつながることのできる場所を。そんな思いを強くした有志メンバー5人で、2015年9月、気軽に行ける“まちのLDK”をコンセプトに、「さきちゃんち」を本格オープンさせました。子どものためなら、と建物のオーナーさんは無償で活動スペースを貸してくださっています。

さきちゃんちでは、月曜から金曜までの日中、子育てサロンを中心とした曜日ごとのプログラムを用意。オレンジ色ののぼりが出ているのが、サロンが開いている目印です。

サロンでは、集まった親子で情報交換できるのはもちろん、フラのレッスンなど、普段は習い事に行くのが難しいお母さんたち向けの時間も。地域の高齢者の皆さんとも積極的に交流し、洋裁を教えてもらったり、月1回の「子ども食堂」では調理指導役を担ってもらったりしています。



さらに、段ボールハウスを作るなどのDIYや、キッチンスペースを活用した“食”にまつわるイベントも多数開催。また、子どものための活動であれば希望者にはスペースを数千円で貸し出し、地域の自主的な活動を生み出す場にもなっています。

オープンから1年足らずの間に延べ約2400人が利用し、地域の居場所として着実に認知されてきている中、「ニーズに応えて活動を継続するためにも、これからは“さきちゃんちの応援団”を増やしていきたい」と運営メンバーの皆さん。

「運営サポートを申し出てくれる方も周囲にいるのですが、私たちメンバーも7人全員がボランティアで、他の皆さんに手伝ってもらうための業務整理がなかなかできない。情報発信ひとつを取っても、ツールを使い分けたり、作業を複数の人で分担することができずに苦労しています」

子どもたちのために、と駆け抜けてきた1年間。このタイミングで業務の効率化を中心とした運営面の課題に着手し、さきちゃんちの2年目、さらに今後に向けた土台づくりをプロボノで支援します。


(本記事は2016年度の情報をもとにしており、活動内容等は現在と異なる場合があります。ご了承ください)

団体基本情報

団体名
さきちゃんち運営委員会
活動開始時期
2015/平成27年4月
代表者名
八木晶子 さん
所在地
〒112-0002 東京都文京区小石川3-36-14
ホームページ
http://sakichanchi.org/

カテゴリ別に探す
支援内容別に探す
地域別に探す
プログラム別に探す

チームメンバー

アカウントディレクター
須藤さん
プロジェクトマネジャー
大羽さん
マーケッター
岩渕さん
豊田さん
浜田さん
森見さん
ビジネスアナリスト
井上さん
新谷さん
新保さん

進捗率
完了
進捗状況

最終更新 2017.03.22
2016.09.05

今回は、総勢9名のプロボノメンバーで行う、かなり大掛かりなプロジェクトになります。9名ともなるとミーティングの日程調整だけでも一苦労するものなのですが、今回は調整が非常にスムーズにでき、無事に全メンバーが顔を揃えることができました。プロボノ経験が浅いメンバーが多いのですが、プロボノ活動への熱意と、本業の業務経験に裏打ちされた知識が相乗効果を生んで、非常に実り多い事前キックオフになりました。このメンバーで、これからの約半年間を、サポート先であるさきちゃんち運営委員会と走り切っていきたいと思います。どうぞ宜しくお願い致します。

2016.09.05

キックオフ事前ミーティングを実施しました。

2016.09.21

プロボノメンバーは1名も欠けることなく9名全員が揃い、さきちゃんち運営委員会さん5名、社協さん2名、サービスグラント事務局1名の、総勢17名でのキックオフ・ミーティングと相成りました。 この大人数でのミーティングにも関わらず、積極的な意見交換ができ、幸先良いスタートを切れたことが嬉しいです。 運営委員会さんと社協さん、プロボノメンバーと事務局の4人5脚?でプロジェクト完遂に向け頑張っていきましょう!

2016.09.21

キックオフ・ミーティングを実施しました。

2016.10.14

個別ヒアリング(内部)・業務分析を実施しました。

2016.10.28

個別ヒアリング(外部)・外部環境分析を実施しました。

2016.11.04

業務一覧・業務フロー設計【as-is】作成を実施しました。

2016.12.11

中間提案事前ミーティングを実施しました。

2016.12.15

業務一覧・業務フロー設計【to-be】設計を実施しました。

2016.12.15

業務一覧調整・制作ツール検討を実施しました。

2016.12.17

中間提案、マーケティング担当とビジネスアナリスト担当から、ヒアリング結果を踏まえたご提案を、団体さんにさせていただきました。 ヒアリング内容は盛りだくさんでしたが、アウトプットにメンバーはそれぞれの得意分野を生かし、完成度の高いご提案内容になったと思います。 団体さんからも、かなり好意的に受け取られた感じを受けました。 今後は、中間発表でより見えてきた団体さんの具体的なご要望に対し、提出物のブラッシュアップを進めて行きます。 団体さんも非常に協力的で、最終成果物もかなり良いものになるのではと、私も期待しています。 団体の皆さん、社協の方々、そしてプロボノメンバー一丸になって、引き続き頑張っていきたいですね。

2016.12.17

中間提案を実施しました。

2016.12.22

中間提案に対するフィードバックと承認を実施しました。

2017.03.02

業務ツール制作を実施しました。

2017.03.03

業務ツール提案を実施しました。

2017.03.11

業務ツール提案に対するフィードバックと承認を実施しました。

2017.03.22

団体の皆さん、社協の方々、そしてプロボノメンバーで、打ち上げを実施致しました。団体の皆さんからは、たくさんの感謝をいただき、「成果物のおかげで、利用者も、より利用しやすくなり、自分たちも、個々の作業を、流れとして把握できるようになった」「おかげで、事務的なことを固められたので、これからのことに目を向けられるようになった」と、まさに、団体の組織基盤強化につながったことを、実感できる機会となりました。成果物は、さっそく利用して頂いているようで、プロボノメンバーも、本当に嬉しい限りでした。

2017.03.22

納品・引き継ぎ・打ち上げを実施しました。

成果

丁寧なヒアリングを通じて、的確な業務フローと充実した各種募集ツールを作成。課題整理と業務改善を同時に実現したプロジェクト。

活動開始から2年目を迎えた「さきちゃんち」は運営委員の頑張りで地域に親しまれています。一方で、より広く利用されるためには、運営委員の献身的な活動だけでは限界を感じていました。

そこで運営委員に加え、ボランティアの方々はじめ新たな“応援団”を増やすため、プロボノチームが業務改善として取り組んだことは大きく2点です。
1、これまで属人的になっていた業務の決め事やフローを文書化し、誰でもわかるようにすること。
2、サロン、イベント主催者やボランティアを受け入れられる体制を整備すること。

これらを実現するため、さきちゃんち利用ガイドやボランティア・イベント主催者等の募集チラシ、運営委員会マニュアル、業務フローなどを制作。いずれも「さきちゃんち」の運営業務を円滑に進めていくうえで基盤となるツールです。

運営委員会や外部の方にヒアリングを重ねたことで、きめ細かな業務ツールになり、運営委員の皆さんからも「改めて業務の進め方に向き合うよい機会になった」と感想をいただくことができました。また、外部ヒアリングの結果を通じて、運営委員の皆さんが「気づきそうで気づかなかったこと」を知る機会にもなりました。

プロボノチームが作成した「会場使用ガイド」等は、出来上がったばかりのホームページにも早速掲載、活用されています!


このページのTOPへ
このサイトについて個人情報保護方針お問い合わせ