千代田区 業務フロー設計

NPO法人 シニア大樂

知識・経験・ユーモアを総動員。シニア世代の活躍機会を倍増せよ!



「エンターテイメント・演芸・司会」「趣味・芸術・文化・生涯学習」「ビジネス・研修」など、9つのジャンルに分かれた、およそ500人の名前がズラリと並ぶ「講師リスト」。シニア世代がもつさまざまなスキルや特技を一覧にまとめ、イベントや講演会、研修等の講師や出演者として紹介しています。

講師リストは、毎年更新して発行され、そのたびに、行政の生涯学習担当部署や東京周辺の高齢者施設などに送付しています。このリストが仲立ち役となって、これまでに2,700件を超える「注文」を受け付け、シニア世代の活躍の機会を創出してきました。

2003(平成15)年頃、まだ高齢者に対して介護という連想が一般的だった時期に、「シニア、イコール元気」というメッセージを発信していくために活動を始めたと話すシニア大樂(だいがく)のみなさん。この講師リストを軸に、その後、活動はどんどん広がっていきます。

例えば、講師リストに掲載できるような講師として、しっかりと人前で話せるようになるためのスキルを教える「話し方講座」は毎月開催。また、こちらも毎月開催の、一般市民を対象とした「公開講座」では、4人の登録講師が当番で講演を披露し、毎回80人の会場が一杯になります。

エンターテイメントやユーモアには特に力を入れており、シニアの「ユーモアスピーチの会」は3分間で自分のエピソードについてユーモアを交えながら語るという企画です。スピーチを覚える暗記力、ユーモアを思い浮かべる発想力、人を笑わせる表現力、そうした力を磨き合うなんて、なんとも素敵です。この「ユーモアスピーチの会」は品川、駒込、世田谷、三鷹、八王子と都内各地に支部が広がり、さらには、近県の横浜や船橋などにも広がりを見せています。
また、小話や落語などもシニア大樂の守備範囲で、「シニア社会人落語会」は、文京シビックセンターの小ホール371席を満席にする盛況ぶり。シニア落語家10人余りが次々と壇上で繰り広げる話に会場は笑いに包まれます。
川柳の企画も毎月の名物コンテンツとなっています。サラリーマン川柳(サラせん)ならぬ、シニア川柳、略して“しにあせん”(!)は、毎月出るお題に対して100本を超える応募が集まり、川柳の腕前を競って各々がしのぎをけずっています。

どこまでも活動的でユーモアたっぷりの快活な取り組みが広がるシニア大樂。その悩みもポジティブそのもので、講師の紹介実績を、いまの倍ぐらいに増やしたい、という意欲的な目標をお持ちです。しかし、果たしてそんなにたくさんのコーディネートを、こなすことはできるのでしょうか。

「コーディネート? そんなの簡単! 転送すればOKなんだから。だからオーダーを倍ぐらいにしたい!もっといろんな人が講師の注文をしやすくして、簡単に申し込みができるようにしたい」と、理事長の藤井敬三さんは明るく答えます。

講師への注文はFAXで受け付けるのが大半で、その内容を、講師リストの登録者に転送し、条件や日程が合えばマッチング成立。あとは直接交渉して詳細は決めてもらい、各講師は受け取った報酬の10%だけを運営費としてシニア大樂に支払う仕組みになっています。

講師リストの管理は、1件ずつ丁寧に行っており、2年に一度の頻度で、全登録者について登録内容の確認を行い、継続意向がない人の情報は削除、修正が必要な場合は情報を更新しています。また、その内容をウェブ上にもきちんと反映する作業を行っています。さらに、郵送による告知活動も手厚く行っています。しかし、活動開始から15年が経過して、シニア世代のインターネット利用も進んでいる現状を踏まえてやり方を見直し、ITを効果的に活用することで、コスト削減を含む運営のスリム化が求められています。

理事長の藤井さんをはじめシニア大樂を支えてきた“スーパーシニア”のみなさんたちのとてつもない作業量を、IT活用によって効率化を図りつつ、「より多くのマッチングを実現していきたい」というニーズにどう応えるか。
シニア大樂の運営メンバーの作業量をまずは棚卸し、可視化したうえで、作業の効率化やコスト削減につながる使い勝手の良いソリューションを提案していくことで、シニア世代の活躍機会を倍増させることにチャレンジしていきます。

(本記事は2018年度の情報をもとにしており、活動内容等は現在と異なる場合があります。ご了承ください)

団体基本情報

団体名
NPO法人 シニア大樂
活動開始時期
2003/平成15年3月
代表者名
藤井敬三
所在地
〒101-0021 東京都千代田区外神田2−1−11
ホームページ
http://www.senior-daigaku.jp/

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チームメンバー

マーケッター
立野さん
ビジネスアナリスト
高山さん
大野さん
松永さん
プロジェクトマネージャー
池田さん
アカウントディレクター
淺沼さん

進捗率
完了
進捗状況

最終更新 2019.04.04
2018.09.24

キックオフ事前ミーティングを実施しました。初顔合わせでしたが、 経験者も初プロボノのメンバーも一気に打ち解け、キックオフ会議に向けて作業分担もスムーズにまとまり、非常に頼もしい限りです。団体さんの課題解決に向け、 Oneプロボノとして、ひとつにまとまっていけそうで楽しみです!

2018.09.24

キックオフ事前ミーティングを実施しました。

2018.10.13

キックオフミーティングを実施しました。 元気いっぱいのシニアの皆さまと初顔合わせの場でしたが、プロジェクトの方向性と最終成果物の 確認を行う中で、互いの認識の差を埋めつつ、思いを共有できました。シニアの世代交代という 難しい課題にどう業務フローをまとめていくか、チームシニア大樂の活動開始です!

2018.10.13

キックオフ・ミーティングを実施しました。

2018.11.11

個別ヒアリング(内部)・業務分析を実施しました。

2018.12.02

内部ヒアリング結果を基に、今後の方向性を議論しました。

2018.12.02

業務一覧・業務フロー設計【as-is】作成を実施しました。

2018.12.02

業務一覧調整・制作ツール検討を実施しました。

2018.12.16

個別ヒアリング(外部)・外部環境分析を実施しました。

2019.01.13

中間提案事前ミーティングを実施しました。

2019.01.13

業務一覧・業務フロー設計【to-be】設計を実施しました。

2019.01.20

中間提案を実施しました。現状の業務課題と解決の方向性の提示に対し、 団体側と最終成果物のイメージ合わせにやや苦労した面もありましたが、 内容に概ね満足いただけた様子でした。プロジェクトの折り返し地点を 通過し、後半のツール制作へとフェーズチェンジです!

2019.01.20

中間提案を実施しました。

2019.01.30

中間提案に対するフィードバックと承認を実施しました。

2019.03.16

業務ツール制作を実施しました。

2019.03.17

業務ツール提案を実施し、業務フローの見直しや、作業標準化のための 業務手順書並びに定型フォーマット等各種ツールについて説明を行いました。 提案に肯定的な意見は頂戴できたものの、自らが実践していくためには、 まだまだ改善が必要というのが実態です。団体が運用しやすい使い勝手のよい ツールへと更に磨きをかけ、最終納品までラストスパートです!

2019.03.17

業務ツール提案を実施しました。

2019.04.01

納品・引き継ぎ・打ち上げを実施しました。

2019.04.04

業務ツール提案に対するフィードバックと承認を実施しました。

成果

団体の活動を次世代につなげていくために。
業務フローの現状と改善案を提示し、資料のテンプレートも作成。
入金管理や年次・月次作業といった定常業務も手順化。

キックオフミーティングでは、シニア大樂として、活動を次世代につなげていくことも、大切な要素であることを確認。
改めて業務フローの必要性を感じたプロボノチームは、まず、理事長をはじめ主要な業務を担っている4名の方に、ヒアリングを実施。講師登録や講師派遣に関する現状の業務フローを作成し、業務遂行上の課題点を洗い出しました。

また、内部関係者だけではなく、シニア大樂への研修依頼主とその研修講師の方にも、ヒアリングを実施。外部関係者だからこそ感じる課題や要望を踏まえたうえで、業務フローと課題点をまとめ、今回制作する成果物を提案しました。

制作したツールとしては、まず、業務フローは、現状と改善案を整理して提示。そして、その改善案に従い、シニア大樂への講師登録から派遣および実施まで、という団体の基幹業務の開始から終了までの手順を網羅した業務手順書を作成しました。
また合わせて、講師登録の申込書、講座実施後の報告書やアンケート、派遣管理台帳のテンプレートも作成。さらには、年会費や経費精算といった入金管理、決算書類や月例会といった定期作業の手順書も完成させました。
団体の皆さんが実際に使って頂ける内容になっているかどうか、すべての成果物を団体側に一度確認いただき、そのフィードバック内容をプロボノチームが丁寧に反映したうえで、納品しています。


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