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    プロジェクト詳細

    東大和市 活動運営マニュアル

    東邦自治会

    自治会を支える役員の活動を「見える化」。住民のみんなでつくるまちへの新たな一歩。



    「日本一子育てしやすい町」を目指す東大和市の緑あふれる湖畔、約170世帯・500名が暮らす地域を支えるのが東邦自治会です。
    災害時に住民を守るための防災・防犯活動のほか、資源回収事業や親睦を目的とした各種イベントなど、周辺の自治会とも積極的に協力しながら様々な取り組みを行ってきました。

    防災活動としては、自治会員に「会員カード」を配布し、万一の時のための情報を事前に集めて管理したり、避難訓練では「防災ハチマキ」という紅白のハチマキを家の外に掲げ、安否確認が行える方法を実践。多くの住民が参加する年末の「クリーンキャンペーン」で街をきれいにし、資源回収事業で自治会独自での収入確保につなげたりと、独自の工夫を重ねてきました。
    また、これらの活動は月に1回発行する「自治会だより」や「防災通信」で自治会内の方々へ情報発信を行っています。

    現在、これらの活動を中心で支えているのは、自治会長の片山さんをはじめとした16名の役員。なかでも、片山さんと副会長の安保さんのお2人は、7年ほど前から継続して自治会役員を続け、様々な自治会業務や各種イベントの実行を担っています。
    自治会の役員は任期が1年の持ち回りという事もあり、引き継ぎの問題でどうしてもベテランメンバーが事務の多くを担うことになってしまっています。
    「ボランティアだからね」と笑う片山さんですが、今年は2年連続で役員を引き受けてくれる方も現れました。「コロナ禍で昨年度は十分にお役に立てるような機会が無かったので…」「片山さん・安保さんが本当によく頑張っていらっしゃるので、何かお役に立てられれば」とお2人は語ります。

    そんな東邦自治会のみなさんですが、新型コロナウィルスの影響で、前述の避難訓練など多くの活動は中止となり、親睦会などの住民同士が集まる楽しい機会も減ってしまっています。そのような中で、今後どのように地域と住民のための活動を続けていけるのか、不安を抱えています。
    高齢化の進む地域で、対面で会いづらい時でも繋がり合い、見守り合うとともに、新たに引っ越してきた若い世代の方々にも自治会の取り組みを知り、積極的に参加してもらいたい。そのための新たな取り組みとして、オンラインでの自治会活動の情報発信など、IT活用も積極的に検討しています。

    一方で、現時点ではオンラインツールに明るい役員の方が少なく、住民の方でも従来通りの紙ベースでの情報発信は不可欠であと考えられることから、オンラインツールを使った取り組みの導入をすることは、自治会役員の業務の負担が増大し、負担の偏りが生まれてしまうことが懸念されます。
    「東邦自治会」が、住民のみなさんにとって暮らしやすい地域を保ち、万一の時も共に支え合えるよう、地域の人々をつなげるハブとして親しまれ、開けた活動を続けていくために。
    プロボノプロジェクトでは、まず現在の自治会業務を整理し、新しく役員になる方の心理的ハードルが低くなり、活躍してもらいやすくなる様な仕組み作りを提案します。

    <プロボノプロジェクトの内容>
    現在、会長をはじめとする役員のみなさんで行っている自治会業務の棚卸をし、「見える化」を行います。具体的には、役員の現状業務を洗い出し、他の方でも簡単に作業が引き継げるものに関してはマニュアルを作成。業務分担を整理し、新たに役員となる人が自分の担う役割を理解しやすいように明確化します。併せて、業務整理をする中で、情報発信等のオンライン化についても提案を検討します。

    (本記事は2021年度の情報をもとにしており、活動内容等は現在と異なる場合があります。ご了承ください)

    団体基本情報

    団体名
    東邦自治会
    活動開始時期
    1970/昭和45年
    代表者名
    片山 八彦
    所在地
    〒207-0002 東京都東大和市湖畔3丁目

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    進捗率
    完了
    進捗状況

    最終更新 2021.12.14
    2021.10.06

    チームの初めての顔合わせであるオリエンテーションを実施しました。自己紹介をし相互理解をするとともに、プロジェクトの内容について理解を深めました。

    2021.10.20

    支援先さんとの初顔合わせとなる、キックオフミーティングを実施しました。

    2021.11.01

    対象事業・商品・サービス等の現状把握を実施しました。

    2021.11.12

    2日に渡り、自治会の主要メンバー4役にあたる方々に個別ヒアリングを実施。それぞれの方々から、自治会運営への熱い想いをお伺いしました。これから、中間提案に向けて、自治会のみなさんの想いに沿った内容へと調整を進めていきます。

    2021.11.13

    ヒアリング以外の調査を実施しました。

    2021.11.19

    中間提案ミーティングを実施しました。これまでの情報共有や検討相談の内容が活かされ、プロジェクト成果物の方向性についてスムーズに合意することができました。

    2021.12.07

    最終提案を実施しました。業務棚卸の成果としてまとめ上げた一覧表や今後活用していただきたい資料のひな型、また追加で行った自治会業務をスムーズにするための各種ご提案は、チームメンバーの熱い想いが詰まった成果物となりました。自治会のみなさんからも、チームメンバーの取り組みに対する感謝と共に「この成果を今後に長くつなげていきたい」という言葉を頂きました。

    2021.12.08

    東京・横浜エリア13プロジェクトのママボノ成果報告会を実施しました。前半には各プロジェクトからのプロジェクト報告を行いました。どのプロジェクトも、団体に寄り添った丁寧で具体的な成果物をご提案した様子を聞くことができました。
    後半は、チーム内でのメンバー同士のフィードバックをしました。

    2021.12.14

    最終成果物を納品しました。

    成果

    会長と四役が担う各種作業を棚卸し。一部業務のマニュアル化、オンライン活用も提案

    自治会活動についての地域住民の理解を広め、積極的に活動に参加してもらうこと、そして、開かれた自治会として運営を次世代に引き継いでいくために、プロジェクトではまず、自治会業務を棚卸しして“見える化”することに取り組みました。
    そのうえで、ママボノチームが一部の業務をマニュアル化。その他の業務についても今後自治会のみなさんで必要に応じてマニュアルを作っていけるよう意識して作成しました。

    さらにチームからは、自治会業務のオンライン化と効率化に向けて、様々な提案を行いました。

    多量の業務整理にチームも力を尽くす中、育休・産休や離職中の子育て女性によるプロボノである「ママボノ」の取り組みとしてNHKからの取材・放映も。
    完全オンラインで取り組んだプロジェクトとなりましたが、自治会長の片山さんからは「我々には思いつかないような提案をたくさんいただき、今後の参考になった。ぜひ今後の活用につなげていきたい」という言葉を頂きました。

    2023.03.10

    【支援のその後(1年後)】
    会長の片山さんは、役員会で組織改革の具体案を提案している真っ只中。
    副会長が事情により転居されたりなどの出来事もあり、支援成果をまだ十分には活用できていないと感じていらっしゃる状況でした。
    しかしながら、片山さんからは、「ママボノチームより作成された活動運営マニュアルを見た会員みんな、こんなに多くの活動をしていることに改めて驚いております。時間があれば冊子数冊にして今後の活動に役立てる予定です。」との言葉をいただきました。
    成果物である活動運営マニュアルは、自治会が担っている多くの活動内容を共有する資料とし、今後自治会が組織改革を進めていく中での情報共有資料として役立ちそうという印象を受けました。
    (2023年2月、プロボノワーカー 林智子さん取材)

    チームメンバー

    リーダー
    岡さん 田中さん
    メンバー
    小川さん 川口さん 高野さん 林さん
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