八王子市 1DAY|クラウドツール活用

NPO法人 かたつむり

地域ぐるみのピアサポートを充実させ、親子の長いライフステージを支える。



八王子市市民活動支援センターでは、2016(平成28)年以来、東京ホームタウンプロジェクトの伴走支援を受けてプロボノプロジェクトのコーディネートにチャレンジし、シニア世代のプロボノワーカーが登録しています。その地元のシニアプロボノワーカーの皆さんが中心になって今回応援することになったのが、「かたつむり」です。

「かたつむり」は、2013(平成25)年より、発達障害を持つお子さんとその保護者に向けて、ピアサポート(同じような立場の仲間による支援)を提供している団体で、「歩みはゆっくりでも決して後ろには行かないかたつむりのように、自分のペースで進もう」という思いから名付けられました。

現在は八王子市の片倉という地域を中心に活動しており、発達サポーターや特別支援士、作業療法士等による未就学児向けの少人数でのグループ療育の場「わんぱくキッズ」と、小・中学生を対象とした学習支援の場「キッズラボ」を運営しています。「キッズラボ」は、今年(2018年)からは、障害児の学童保育とも呼ばれる児童福祉法で定められた「放課後等デイサービス」として実施しています。学力を伸ばすのが目的ではなく、周囲との関わり方が学び、将来の生きる力を育めるよう、教員を退職された地域の元気高齢者の方々が“先生”として活躍しているそうです。
このように、子どもが小さいうちは「わんぱくキッズ」で、少し大きくなったら「キッズラボ」へと、途切れることのないサポートを提供できることが強みのひとつとなっています。

団体代表を務める西村南海子さんはじめ、スタッフの皆さんの多くが発達に凸凹を持つお子さんのお母さんたちです。
「私たちスタッフは、自分たちの育児経験を活かしながら、保護者とお子さんの力になりたい、という気持ちを強く持っています」と話すのは、西村さんと一緒に長く団体運営に携わってきた池添かをるさん。個別サポートとして保育園・幼稚園や学校の面談などに同行して相談や調整を行ったり、気軽に保護者どうしがおしゃべりや情報交換ができるよう「カフェ☆かたつむり」を月に2〜3回開催したりなど、さまざまな形で親子に寄り添っています。

「わんぱくキッズ」「キッズラボ」の活動は年々広がりを見せており、現在の定期的な利用者は約50人。その利用契約の際、「かたつむり」の団体の会員になっていただくと割引価格でサービスを利用できる特典も設けていることから、利用者の皆さんには会員登録のご案内をしているそうです。それに団体の賛助会員や法人会員などを合わせると、現状、約100人の会員情報を管理していますが、会員登録はこれまで手書きの用紙で行っていたため、その入力や更新作業を効率的に行うためにも、管理方法の見直しを迫られています。

「利用者ご自身がオンラインで会員登録していただけるようにすれば、スタッフによるメールアドレスの入力ミスなどもなくなり、さまざまなご案内や会員更新の手続きもスムーズになるはず。そうした基本的な仕組みの改善によって、今後会員が増えても活動を充実させながら、親子のライフステージに沿った長期間の支援を実現していきたいと思います」

今回のプロボノ1DAYチャレンジを機会に、これまで着手できていなかった業務の効率化にテコ入れをし、さらに多くの親子を地域ぐるみでサポートしていけるよう、次の一歩を踏み出します。

団体基本情報

団体名
NPO法人 かたつむり
活動開始時期
2013/平成25年4月
代表者名
西村 南海子
所在地
〒192-0914 東京都八王子市片倉町359-4 パラグアスF 2階
ホームページ
https://katatsumuri2007.jimdo.com/

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チームメンバー

志賀さん
了戒さん
石見さん
浅野さん
児島さん

進捗率
完了
進捗状況

最終更新 2018.10.28
2018.09.22

事前オリエンテーションを実施しました。

2018.09.27

今回、会員登録のオンライン化と管理方法の効率化という支援内容について、チーム内で仮の案を作成。支援先団体が継続的に活用可能なシステムや方法かどうかを確認するため、事前に団体を訪問することになりました。

2018.10.06

活動体験・現場視察を実施しました。

2018.10.20

プロボノワークを実施しました。

2018.10.20

成果物の提案を実施しました。

2018.10.20

支援先からのフィードバックを実施しました。

2018.10.28

成果物の納品を実施しました。

成果

懸案となっていた会員登録のオンライン化と会員管理、会員への連絡効率化をクラウドツールの検討・導入で一挙に実現。

これまで「かたつむり」では、会員からの電話や紙ベースなどによる入会受付をエクセルで管理していましたが、事業に対する理解が深まるとともに会員も増加し続け、そうした管理方法に限界を感じ、また、会員への連絡手段として利用していたメールソフトの無料使用数制限枠では件数も収まらなくなってきていました。複数事業にわたるこうした利用者登録・管理方法の効率化という課題に対し、当初は無料で簡素なメール配信ソフトとエクセルのフォーム改良での対応も考えられましたが、プロボノチームの中にそうした業務経験者やシステム技術者といった人もいたため、会員管理クラウドサービスの導入で、一挙に解決できる見通しが立ちました。

9月22日の事前オリエンテーション直後から5名のプロボノメンバー同士がメールによる活発な情報交換をし、事前の団体訪問でデモンストレーションをお見せし団体側と検討の結果、このシステムを導入することで同意、と同時に成果物の対象範囲も明確に提示しました。プロボノチーム内で役割分担を明確に決め、(1)設定のカスタマイズ、(2)団体の管理フォーマット変換プログラム構築、(3)既存管理データから新システムへのインポート、(4)会員用・団体側用マニュアル作成といった骨太の作業の大詰めが10月20日の本番当日で行われました。かたつむりのスタッフの皆さんも説明画面を食い入るように見つめ、会員管理システムのリニューアルという転換点となったプロジェクトは、真剣勝負そのものの一日でした。

オンラインから会員登録ができるのと同時に、会員に向けて情報を発信したり管理できる専用サイトが完成。団体側で今後運用できるよう、各種マニュアルも納品しました。
団体の方からは、「このような形の支援を受けるのは初めてでしたが、事前準備からプロボノチームの皆さんが気持ちよく力を注いでくださり、こういう方々がいらっしゃるのだと感動しました。本当にありがとうございました」とコメントを頂きました。

かたつむり会員管理用サイト
https://miitus.jp/t/katatsumuri/?fbclid=IwAR3lCpltKHyjTEvOAsKI84_deWt9NZGBSDxbJFRQCyJNi4At1F0ej8o-6fI


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